Comment nous traitons vos renseignements personnels.

Ce site Web et les courriels qui en sont envoyés sont publiés par MedTechInvest Canada Corp. (« MedTechInvest Canada »), 4789, rue Yonge, bureau 805, Toronto (Ontario) M2N 0G3, Canada, distributeur et importateur canadien de FixNip NRI, pour le compte du fabricant FixNip Ltd., 13 Bareket St., Caesarea Industrial Park, Césarée 3079544, Israël (société no 515256428). FixNip Ltd. détermine les fins du traitement décrit dans la présente politique; MedTechInvest Canada exploite le site et gère, pour l'ensemble du Canada, les renseignements personnels recueillis au moyen de celui-ci.

Ensemble, elles sont responsables de ces renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et de toute autre loi provinciale sur la protection des renseignements personnels qui s'applique. Dans la présente politique, « nous » désigne les deux. MedTechInvest Canada est votre unique point de contact : son responsable de la protection des renseignements personnels (section 2) traite toute question et toute demande, y compris celles qui concernent FixNip Ltd.

Le site est conçu et exploité pour notre compte par Huber & Zipse GmbH, Blücherstraße 32, 75177 Pforzheim, Allemagne, qui agit à titre de fournisseur de services et ne traite les renseignements personnels que selon nos instructions documentées.

Nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels :

• Titre : responsable de la protection des renseignements personnels, MedTechInvest Canada Corp.
• Courriel : privacy@fixnip.ca
• Adresse postale : MedTechInvest Canada, à l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels, 4789, rue Yonge, bureau 805, Toronto (Ontario) M2N 0G3, Canada

Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. La façon dont nous encadrons les renseignements personnels à l'interne (rôles, conservation, plaintes, incidents) est décrite dans notre politique de gouvernance.

La présente politique s'applique aux renseignements personnels recueillis au moyen de ce site Web, de ses formulaires, de l'espace professionnel (portail des chirurgiens, commande en ligne et Académie FixNip), des courriels que nous envoyons et des messages que vous nous adressez. Elle ne s'applique pas aux renseignements que votre chirurgien ou votre clinique recueille dans le cadre de vos soins, aux sites de tiers vers lesquels nous renvoyons, ni aux réseaux sociaux, qui ont leurs propres politiques. Elle s'applique en revanche aux formulaires d'inscription sur papier que nous distribuons lors d'événements : ils portent le même texte de consentement, sont saisis dans le même système, puis déchiquetés. Elle ne vise pas nos propres employés ni les candidats à un emploi.

Un « renseignement personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

• Responsabilité : une personne responsable désignée veille au respect de la loi, et nos fournisseurs de services sont liés par des ententes écrites.
• Fins déterminées : nous indiquons pourquoi nous recueillons un renseignement avant ou au moment de la collecte, et nous ne l'utilisons pas à d'autres fins sans nouveau consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.
• Consentement : nous demandons un consentement exprès lorsque le renseignement est sensible ou que l'utilisation ne serait pas attendue, et vous pouvez le retirer en tout temps.
• Collecte limitée : chaque formulaire ne demande que ce qui est nécessaire à sa fin; les champs facultatifs sont indiqués.
• Utilisation, communication et conservation limitées : un renseignement sert uniquement à sa fin, n'est communiqué que selon la section 10 et est détruit ou anonymisé à la fin de sa durée de conservation.
• Exactitude : vous pouvez faire rectifier vos renseignements en tout temps.
• Sécurité : les mesures de protection sont adaptées à la sensibilité des renseignements (section 13).
• Transparence, accès et recours : la présente politique est publique, et vous pouvez accéder à vos renseignements et contester nos pratiques (sections 15 et 16).

Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous au moyen des formulaires du site, automatiquement lorsque vous utilisez le site (tel que décrit ci-dessous) et dans les registres publics des collèges des médecins lorsque nous vérifions le permis d'un chirurgien. Nous n'achetons pas de renseignements personnels et n'en obtenons pas auprès de courtiers en données.

Les champs indiqués comme facultatifs peuvent rester vides sans conséquence. Si vous ne fournissez pas un champ obligatoire, la fonction correspondante (par exemple l'inscription ou le compte professionnel) ne peut pas être offerte. Aucune loi ne vous oblige à nous fournir des renseignements personnels.

Réseaux sociaux : si vous nous écrivez par un réseau social ou remplissez un formulaire proposé dans une publicité sur un tel réseau, la plateforme nous transmet les renseignements que vous y avez saisis, et nous les traitons comme les inscriptions par courriel. Ce que la plateforme recueille elle-même est régi par sa propre politique de confidentialité. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont jamais téléversés sur une plateforme pour créer des audiences publicitaires.

Coordonnées professionnelles : les coordonnées professionnelles des chirurgiens et des tatoueurs (nom, cabinet ou studio, adresse, téléphone et courriel professionnels) sont des renseignements personnels entre nos mains, car nous les utilisons au-delà du simple contact : vérification, commandes, certification et, avec votre consentement, inscription publique. Les numéros de permis et de certificat ne sont jamais traités comme de simples coordonnées d'affaires.

Les renseignements de santé sont sensibles. Nous leur accordons le plus haut niveau de protection et ne les utilisons qu'avec un consentement exprès ou lorsque la loi l'exige.

• Patientes : nos formulaires ne demandent jamais de renseignements médicaux, de diagnostic ni de photo. Comme le simple fait de s'inscrire pour recevoir de l'information sur la reconstruction du mamelon peut laisser supposer un contexte de santé, nous traitons chaque inscription de patiente comme sensible : elle sert uniquement à vous envoyer ce que vous avez demandé, n'est jamais communiquée à des plateformes publicitaires et n'est jamais utilisée pour cibler de la publicité. Veuillez ne pas nous envoyer de renseignements médicaux par courriel; votre chirurgien est la bonne personne pour cela.
• Commandes des chirurgiens : une commande peut contenir un identifiant de la patiente (initiales ou code) afin que l'implant puisse être retracé. Ces renseignements sont chiffrés, accessibles uniquement au personnel qui traite les commandes, utilisés uniquement pour traiter la commande et respecter les obligations de tenue de registres et de sécurité du Règlement sur les instruments médicaux, et communiqués uniquement aux parties énumérées à la section 10 qui en ont besoin à ces fins. Lorsque l'identifiant provient d'un dépositaire de renseignements sur la santé de l'Ontario, nous sommes liés par l'article 49 de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé : nous ne l'utilisons et ne le communiquons qu'aux fins pour lesquelles votre chirurgien pouvait le communiquer ou pour remplir une obligation légale, et jamais au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire. Des limites équivalentes s'appliquent en vertu des lois sur les renseignements de santé des autres provinces. Les courriels circulent chiffrés entre les serveurs, mais ne sont pas chiffrés de bout en bout, et notre fournisseur d'acheminement conserve une copie de chaque courriel pendant 30 jours aux États-Unis; c'est pourquoi les courriels de commande ne contiennent pas l'identifiant de la patiente, qui n'est affiché que dans l'espace sécurisé du personnel.

Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, nous le demandons en termes clairs et distinctement de toute autre demande, et nous ne cochons jamais une case à l'avance. Le consentement aux courriels est confirmé par un lien envoyé à votre adresse (double validation).

Pour écarter les demandes automatisées ou mal saisies, chaque formulaire vérifie si le domaine de l'adresse peut recevoir des courriels et s'il appartient à un service d'adresses jetables; seul le domaine est consulté et rien n'y est envoyé. Nous comptons aussi chaque demande avec son résultat (par exemple acceptée ou filtrée), le formulaire, la page et les paramètres de campagne, sans votre nom, votre adresse ni votre message.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable : utilisez le lien de désabonnement de n'importe quel courriel, retirez une inscription au localisateur dans le portail ou écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait n'a pas d'effet sur le traitement effectué auparavant. Si vous retirez votre consentement, nous ne pouvons plus offrir la fonction correspondante; par exemple, nous cessons l'envoi de courriels ou fermons le compte professionnel. Les registres de commande que la loi nous oblige à conserver sont conservés pendant la durée requise.

Ce site ne charge un pixel publicitaire et une balise publicitaire qu'après votre accord dans la fenêtre de consentement affichée sur ses pages publiques, jamais dans l'espace professionnel ou l'espace du personnel; il n'utilise aucun outil d'analyse de tiers ni aucune autre technologie qui vous identifie, vous localise ou effectue un profilage. Pour le reste, il conserve seulement ce dont il a besoin pour fonctionner : votre choix de langue, vos réglages d'accessibilité, les paramètres de campagne du lien par lequel vous êtes arrivé (pendant la visite, et 90 jours dans votre navigateur afin qu'une inscription ultérieure puisse être attribuée) et, dans l'espace professionnel, la session de connexion. La liste complète, avec les durées, se trouve sur la page Témoins et suivi.

La mesure publicitaire (pixel Meta et balise Google Ads) est désactivée par défaut, n'est activée qu'après votre accord actif, peut être retirée en tout temps par Paramètres des témoins dans le pied de page, et ne reçoit jamais de renseignements de santé, votre nom ni votre adresse courriel. Avec votre accord, notre serveur transmet aussi les mêmes signaux (une action comme une inscription, la page, votre adresse de connexion, des informations sur votre navigateur et les identifiants de navigateur de Meta) directement à Meta, afin que chaque action soit comptée une fois. Lorsque vous envoyez un formulaire, nous enregistrons avec celui-ci si la fenêtre de consentement était acceptée à ce moment, afin de pouvoir démontrer que les balises n'ont fonctionné qu'avec votre accord.

Chaque message électronique commercial identifie l'expéditeur, MedTechInvest Canada Corp. pour le compte de FixNip Ltd., avec une adresse postale et un moyen de nous joindre, et contient un lien de désabonnement (mécanisme d'exclusion) qui fonctionne en un clic, sans connexion ni réponse. Les demandes de désabonnement prennent effet immédiatement et, en tout cas, dans un délai de 10 jours ouvrables. Les courriels qui ne font que confirmer une demande de votre part (par exemple le lien de confirmation ou un code de connexion) sont envoyés sans contenu promotionnel. Le lien de désabonnement d'un courriel reste valide au moins 60 jours après l'envoi.

Contacts professionnels. Nous pouvons écrire aux chirurgiens, aux cliniques et aux studios de tatouage à une adresse professionnelle qu'ils ont eux-mêmes publiée (par exemple sur leur site Web ou dans un répertoire professionnel) ou qu'ils nous ont communiquée, sans mention qu'ils ne veulent pas recevoir de messages électroniques commerciaux, et seulement au sujet de leur rôle professionnel. Ces messages nous identifient et contiennent le même lien de désabonnement que tout autre courriel. Nous conservons une trace de l'endroit et du moment où chaque adresse a été trouvée. Nous n'achetons aucune liste de contacts.

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons de renseignements personnels, et nous ne les communiquons ni à des annonceurs ni à des courtiers en données. Nous les communiquons uniquement :

• aux fournisseurs de services qui hébergent, exploitent ou envoient les courriels de ce site. Ils ne peuvent utiliser les renseignements que pour nous fournir leur service, en vertu d'ententes écrites qui exigent la confidentialité et des mesures de sécurité au moins équivalentes aux nôtres. Ils sont énumérés dans le tableau ci-dessous;
• à FixNip Ltd. (fabricant, Israël), uniquement les renseignements nécessaires à l'exécution des commandes, à la traçabilité du produit, au traitement des plaintes, à la déclaration d'incidents et aux rappels, ainsi que des statistiques agrégées qui n'identifient personne;
• à Santé Canada et à d'autres autorités lorsque la loi l'exige, par exemple pour la déclaration obligatoire d'incidents ou un rappel, et pour nous conformer à une ordonnance d'un tribunal ou à une autre obligation légale;
• sans consentement, lorsque la loi le permet, par exemple pour établir, exercer ou défendre un droit en justice, pour détecter ou prévenir une fraude, ou en cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d'une personne; si nous communiquons vos renseignements dans une telle urgence, nous vous en informons par écrit sans délai;
• à un successeur en cas de vente, de fusion ou de réorganisation de notre entreprise, y compris dans le cadre d'une procédure d'insolvabilité, en vertu d'une entente prévoyant que les renseignements ne seront utilisés qu'aux fins de la présente politique; vous serez informé dans un délai raisonnable après la transaction qu'elle a été conclue et que vos renseignements ont été transférés.

Nos serveurs sont situés en Allemagne, dans l'Union européenne. Des renseignements personnels peuvent aussi être traités en Irlande (envoi des courriels), en Israël (FixNip Ltd.) et aux États-Unis (journaux d'envoi des courriels; suggestions d'adresse si activées; mesure publicitaire sur notre page d'atterrissage publicitaire, seulement après votre accord). Notre base de données est hébergée à Francfort sur des serveurs d'Amazon Web Services, Inc. et soutenue par Supabase Pte. Ltd. (Singapour) et Supabase, Inc. (États-Unis); un accès de soutien peut avoir lieu depuis Singapour et les États-Unis, et les fournisseurs établis aux États-Unis peuvent être tenus par les autorités américaines de communiquer des renseignements, où qu'ils soient conservés. Les renseignements conservés à l'extérieur du Canada sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent et peuvent être accessibles aux tribunaux, aux autorités policières et aux autorités de sécurité nationale de ce pays.

Avant de communiquer à l'extérieur du Québec des renseignements personnels de résidents du Québec, nous évaluons s'ils bénéficieront d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus, et nous concluons une entente écrite qui tient compte des résultats de cette évaluation.

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire à leur fin ou exigé par la loi, puis nous les détruisons ou les anonymisons de façon irréversible. Une routine automatisée quotidienne applique les durées courtes; les dossiers à long terme, comme les commandes, font l'objet d'une révision annuelle documentée et sont alors supprimés.

Les renseignements anonymisés de façon irréversible, qui ne permettent plus d'identifier une personne directement ou indirectement, ne sont plus des renseignements personnels. Nous pouvons les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, comme l'amélioration du site et la production de rapports agrégés pour FixNip Ltd., selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères du Règlement sur l'anonymisation des renseignements personnels du Québec : le processus est supervisé par une personne compétente, précédé et suivi d'une analyse des risques de réidentification, réévalué périodiquement et consigné dans un registre.

• Toutes les connexions au site sont chiffrées (HTTPS avec HSTS).
• Les numéros de permis et les identifiants de patientes sont conservés sous forme chiffrée; les comparaisons utilisent des hachages à clé, de sorte que la valeur en clair n'est pas nécessaire. Les courriels de commande ne contiennent pas l'identifiant de la patiente.
• L'accès du personnel exige un compte personnel avec un second facteur d'authentification et est limité aux fonctions qui en ont besoin.
• Chaque consultation, exportation et modification de renseignements personnels est inscrite dans un journal d'accès non modifiable.
• Le site applique une politique de sécurité du contenu stricte et ne charge aucun script de suivi de tiers.
• Nos fournisseurs de services sont liés par des obligations de confidentialité et de sécurité, et les sauvegardes sont chiffrées.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement exempte de risque. Nous révisons régulièrement nos mesures et les adaptons à la sensibilité des renseignements.

Si des renseignements personnels sont perdus, consultés ou communiqués sans autorisation, nous prenons des mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et éviter que l'incident se reproduise, nous l'inscrivons à notre registre et, lorsque l'incident présente un risque réel de préjudice grave (LPRPDE) ou un risque qu'un préjudice sérieux soit causé (Loi 25), nous avisons dès que possible les personnes concernées, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, lorsque leur loi s'applique, la Commission d'accès à l'information du Québec ou un autre commissaire provincial.

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit :

• de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et d'y accéder;
• de les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• de retirer votre consentement (section 7);
• de nous demander de les supprimer ou de cesser de les diffuser lorsque leur utilisation n'est plus conforme à la loi;
• au Québec, de demander la désindexation d'un hyperlien rattaché à votre nom qui donne accès à des renseignements à votre sujet, lorsque les conditions de la loi sont réunies;
• au Québec, de recevoir les renseignements personnels informatisés que vous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les faire communiquer à la personne que vous désignez;
• de connaître les catégories de personnes de notre organisation qui ont accès à vos renseignements, leur durée de conservation et les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels;
• de porter plainte (section 16).

Adressez votre demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de répondre, sans jamais exiger plus de renseignements que nécessaire. Nous répondons dans les 30 jours. Dans des cas exceptionnels, la loi nous permet de prendre jusqu'à 30 jours de plus, par exemple lorsque nous devons consulter des tiers; nous vous indiquons alors, dans les 30 premiers jours, la raison, la date de notre réponse et votre droit de porter plainte au Commissariat au sujet de cette prolongation. L'accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent s'appliquer uniquement pour la transcription, la reproduction ou la transmission : nous vous indiquons le montant approximatif à l'avance et ne poursuivons que si vous maintenez votre demande. Si nous refusons une demande, nous vous en donnons les motifs par écrit et vous indiquons les recours possibles.

Si la personne concernée est décédée, les droits prévus à la présente section peuvent être exercés par la personne autorisée à administrer sa succession (exécuteur testamentaire, administrateur ou, au Québec, liquidateur de la succession) sur preuve de cette autorité, ainsi que par toute autre personne que la loi provinciale applicable y autorise, aux fins qu'elle permet. Une personne qui agit pour une autre, par exemple en vertu d'une procuration ou à titre de titulaire de l'autorité parentale, doit nous fournir la preuve de cette autorité; nous traitons alors avec le représentant comme avec la personne elle-même.

Veuillez d'abord communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels; nous examinons chaque plainte et y répondons par écrit. Vous avez aussi le droit de porter plainte auprès d'une autorité de protection des renseignements personnels :

• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Commission d'accès à l'information du Québec (résidents du Québec)
• Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta ou de la Colombie-Britannique, lorsque leur loi s'applique

Nous ne prenons aucune décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé. La vérification du permis d'un chirurgien est examinée par une personne avant que l'accès soit accordé ou refusé.

Ce site s'adresse aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans, et jamais auprès d'un enfant de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale. Si vous croyez que nous détenons de tels renseignements, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels et nous les supprimerons.

Ce site est destiné aux résidents du Canada. Si vous l'utilisez depuis l'étranger, vos renseignements sont traités conformément à la présente politique, et nous répondons aux demandes d'accès, de rectification et de suppression de toute personne. MedTechInvest Canada et FixNip Ltd. n'offrent pas leurs produits ou services à des personnes dans l'Union européenne et n'y ont pas désigné de représentant.

Huber & Zipse GmbH traite des renseignements personnels dans l'Union européenne à titre de fournisseur de services (sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données de l'UE) et est tenue aux obligations de ce règlement applicables aux sous-traitants.

Lorsque FixNip Ltd. détient des renseignements personnels en Israël, elle est responsable de cette base de données au sens de la loi israélienne sur la protection de la vie privée (5741-1981), en plus des lois canadiennes nommées ci-dessus. Son nom et son adresse figurent à la section 1; vous pouvez la joindre pour toute question de protection des renseignements personnels par l'intermédiaire de notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 2), qui sert de point de contact et lui transmet les demandes. En vertu de cette loi, vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels qui vous concernent, vous-même ou par un représentant que vous autorisez par écrit, et de demander la rectification ou la suppression des renseignements inexacts, incomplets, peu clairs ou périmés. Si une demande est refusée, nous vous en indiquons la raison. La communication de renseignements personnels est volontaire, comme l'explique la section 5.

Nous mettons à jour la présente politique lorsque nos pratiques ou la loi changent. La date en haut de la page indique la version en vigueur, et chaque modification est publiée sur cette page et annoncée par un avis sur le site. Avant qu'un changement important dans l'utilisation des renseignements que vous nous avez fournis prenne effet, nous vous en informons par courriel ou par un avis sur le site et, lorsque la loi l'exige, nous vous redemandons votre consentement. Les versions antérieures sont disponibles auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

La présente politique est offerte en français et en anglais; les deux versions ont la même valeur.