Comment nous encadrons les renseignements personnels.

La présente politique énonce les règles que MedTechInvest Canada Corp. applique, pour son compte et pour celui du fabricant FixNip Ltd., aux renseignements personnels recueillis au moyen du site Web FixNip Canada, de son espace professionnel et de ses courriels, tout au long de leur cycle de vie : collecte, utilisation, communication, conservation et destruction. Elle s'applique à notre personnel et à chaque fournisseur de services qui traite des renseignements personnels pour notre compte. Ce que nous recueillons et pourquoi est décrit dans notre politique de confidentialité.

La personne ayant la plus haute autorité au sein de MedTechInvest Canada veille à la protection des renseignements personnels et peut déléguer cette fonction par écrit. La personne qui l'exerce peut être jointe ainsi :

• Responsable de la protection des renseignements personnels, MedTechInvest Canada Corp.
• privacy@fixnip.ca
• 4789, rue Yonge, bureau 805, Toronto (Ontario) M2N 0G3, Canada

Le responsable veille à l'application de la présente politique et de la politique de confidentialité, répond aux demandes et aux plaintes, tient le registre des incidents, participe à chaque évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et approuve toute nouvelle utilisation ou communication de renseignements personnels.

• Toute nouvelle collecte de renseignements personnels exige une fin déterminée et l'approbation du responsable; chaque formulaire ne recueille que les champs nécessaires à sa fin.
• Au moment de la collecte, le formulaire indique la fin, les moyens de collecte, les droits de la personne et, s'il y a lieu, la possibilité d'une communication à l'extérieur du Québec, et renvoie à la politique de confidentialité.
• Les renseignements ne servent qu'aux fins indiquées lors de la collecte. Une nouvelle fin exige un nouveau consentement, sauf si la loi le permet.
• Les produits et services technologiques sont paramétrés par défaut pour assurer le plus haut niveau de confidentialité : aucune technologie de suivi, de profilage ou de localisation n'est active sans l'accord actif de la personne.
• Les renseignements personnels ne sont communiqués à des tiers que selon la politique de confidentialité et en vertu d'ententes écrites.

Chaque catégorie de renseignements a une durée de conservation, indiquée à la section 12 de la politique de confidentialité. Les durées courtes sont appliquées par une routine automatisée quotidienne dans la base de données, dont chaque exécution est journalisée; les dossiers à long terme, comme les commandes, font l'objet d'une révision annuelle documentée et sont alors supprimés.

À la fin de la durée, les renseignements sont supprimés de la base de données ou anonymisés de façon irréversible, de sorte qu'ils ne permettent plus d'identifier une personne, directement ou indirectement. L'anonymisation suit les meilleures pratiques généralement reconnues et les critères du Règlement sur l'anonymisation des renseignements personnels du Québec : elle est supervisée par une personne compétente, précédée et suivie d'une analyse des risques de réidentification, réévaluée périodiquement et consignée dans un registre. Les sauvegardes de la base de données sont conservées au plus 12 mois et sont remplacées par rotation; les renseignements supprimés de la base de données ne subsistent donc dans une sauvegarde que jusqu'au remplacement de la copie qui les contient, au plus tard 12 mois après la suppression. Les sauvegardes sont chiffrées et servent uniquement à rétablir le service après un incident; nous ne les utilisons pas pour rétablir des renseignements supprimés à la fin de leur durée de conservation. Les documents papier, le cas échéant, sont déchiquetés.

Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, proportionnée à la sensibilité, à la finalité, à la quantité, à la répartition et au support des renseignements :

• avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels;
• avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, en tenant compte de leur sensibilité, des fins, des mesures de protection et du régime juridique de l'État de destination;
• avant toute nouvelle utilisation de renseignements personnels non prévue lors de la collecte.

Le responsable de la protection des renseignements personnels est consulté dès le début de chacun de ces projets.

Un incident de confidentialité est l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés par la loi d'un renseignement personnel, sa perte ou toute autre atteinte à sa protection.

1. Toute personne qui constate un incident le signale immédiatement au responsable; les fournisseurs de services le signalent dans les 24 heures.
2. Nous prenons sans délai des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que l'incident se reproduise.
3. Nous évaluons le risque en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des conséquences appréhendées et de la probabilité d'une utilisation préjudiciable.
4. S'il existe un risque qu'un préjudice sérieux soit causé (Québec) ou un risque réel de préjudice grave (LPRPDE), nous avisons, dès que possible après avoir déterminé que l'incident s'est produit, les personnes concernées, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, lorsque leur loi s'applique, la Commission d'accès à l'information du Québec ou un autre commissaire provincial, ainsi que tout organisme susceptible de diminuer le risque. La déclaration et l'avis décrivent les circonstances et, si elle est connue, la cause, le moment de l'incident, les renseignements visés, ce que nous avons fait pour réduire le préjudice, ce que la personne peut faire elle-même et la personne à joindre. Les communications à des tiers faites pour réduire le risque sont enregistrées par le responsable.
5. Chaque incident est inscrit à notre registre des incidents, qu'il soit déclaré ou non. Pour chaque incident, le registre indique la date, les circonstances, le type de renseignements visés et si nous l'avons déclaré ou notifié. Le registre est conservé au moins cinq ans après la date où nous avons pris connaissance de l'incident.

1. Toute demande est transmise au responsable de la protection des renseignements personnels; le personnel ne communique jamais directement de renseignements personnels.
2. Nous communiquons sans le consentement de la personne uniquement si la demande est une assignation, un mandat ou une ordonnance qui contraint à la production, ou si une institution gouvernementale a mentionné par écrit la source de l'autorité légitime étayant son droit d'obtenir le renseignement et une fin prévue par la LPRPDE (sécurité nationale, application ou administration d'une loi, ou communication avec les proches d'une personne blessée, malade ou décédée). Une simple demande sans une telle autorité est refusée.
3. Nous ne communiquons que les renseignements réellement visés par l'ordonnance ou l'autorité, et rien de plus.
4. Chaque demande, notre évaluation et toute communication sont consignées au journal des accès.
5. Nous informons la personne concernée de la communication, sauf si la loi l'interdit ou si l'institution qui en fait la demande s'y oppose. Si vous nous demandez si nous avons communiqué vos renseignements à une institution gouvernementale, la loi nous oblige à en aviser d'abord cette institution et à attendre sa réponse, jusqu'à 30 jours, avant de vous répondre.
6. Les déclarations obligatoires à Santé Canada en vertu du Règlement sur les instruments médicaux suivent le même principe : uniquement les renseignements que le règlement exige.

Les demandes sont adressées par écrit au responsable. Nous confirmons l'identité de la personne avec le moins de renseignements possible, l'aidons au besoin à formuler sa demande et répondons par écrit dans les 30 jours (dans des cas exceptionnels, jusqu'à 30 jours de plus, avec un avis motivé dans les 30 premiers jours). Tout refus est motivé et indique les recours possibles. L'accès est gratuit, sauf des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission, dont le montant approximatif est annoncé à l'avance et qui ne s'appliquent que si la personne maintient sa demande.

1. Adressez votre plainte par écrit au responsable, par courriel ou par la poste (section 2), en décrivant les faits et vos attentes.
2. Nous en accusons réception dans les 5 jours ouvrables.
3. Le responsable examine la plainte de façon impartiale et peut vous demander des renseignements supplémentaires.
4. Nous vous transmettons une réponse écrite et motivée dans les 30 jours suivant la réception, y compris toute mesure corrective.
5. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Vous pouvez aussi le faire en tout temps sans passer d'abord par nous.

Les plaintes et leurs suites sont consignées et examinées chaque année afin d'améliorer nos pratiques.

Les membres du personnel sont formés à la présente politique avant d'obtenir l'accès à des renseignements personnels, puis chaque année. Les droits d'accès sont révisés lors d'un changement de fonction et retirés le jour même du départ d'une personne.

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels, qui la révise au moins une fois par année et après tout changement important de nos activités ou de la loi. Les modifications sont publiées sur cette page avec leur date.